Ein Prompt ist eine klare Anweisung an einen Chatbot, die beschreibt, welche Aufgabe er erfüllen soll, welche Informationen er nutzen darf und wie er antworten soll.

Je nachdem, wie Du den Prompt formulierst, wird die KI:

• sachlich oder kreativ antworten

• vorsichtig oder mutig interpretieren

• viel zitieren oder frei formulieren

• Produktalternativen bieten

• jedes Mal “Servus” als Begrüßung formulieren

Die KI als Dein neuer Kollege!

💡 WICHTIG! Nutze stets die Analogie des Auszubildenen, um KI zu verstehen

• Keine KI funktioniert “Out of the Box”. Auch wenn dies suggeriert wird, stecken bei den gängigen KI Anbietern oder bei einer internen Lösung jede Menge Arbeitstunden dahinter.

  • Jeder Anwendungsfall, jede Situation, jeder Kontext wird der KI über eine Prompt Anweisung erklärt.

• Die KI ist ein neuer junger Kollege, der mit Standardwissen über Produkte in die Firma kommt.

• Je nach Kontext sollte diesem Kollegen auch erklärt werden, was von ihm erwartet wird.

  • Sprichst du vor der Geschäftsführung, sprich bitte niemals so oder sprich immer so

  • Sprichst du mit einem Kunden, frage folgende Spezifikationen ab, bevor du eine Produktempfehlung gibst

  • Wenn du Produkte aus dem Bereich XY empfiehlst,,nenne folgende Kontaktoption

  • etc.

• Achte deshalb auch im Prompt darauf, widersprüchliche Aussagen zu tätigen.

  • Wenn ein erfahrener Kollege A dem Azubi erzählt, wie er sich verhalten soll und ein anderer erfahrener Kollege B hat hier eine andere Meinung, dann entsteht beim Azubi ein Konflikt, wie die Arbeitsweise durchgeführt werden soll. Überspitzt gesagt, die KI würde eine Münze werfen und entweder A oder B durchführen.

Feedback Funktion oder Prompt?

• Jede Zeile im Prompt wird bei jeder Chatfrage von der KI analysiert und in Betracht gezogen. Das bedeutet. je länger und unstrukturierter der Prompt, desto länger sind Antwortzeiten oder auch Rechenleistungen

• Eine KI sollte stets zuerst über eine saubere Datenlage funktionieren. Der Prompt ist lediglich ein unterstützendes Mittel zur Strukturierung.

  • Bedeutet: Die Feedback Funktion zu Deinen Dokumenten oder Daten sollte stets vor der Promptanpassung durchgeführt werden.

• Nehmen wir das Beispiel: Wenn du Produkte aus dem Bereich XY empfiehlst, nenne folgende Kontaktoption

  • Diese Daten bestehen meistens nicht in PDF Dokumenten oder in PIM-Systemen. Im glücklichen Fall steht so etwas auf der Website

  • Wenn du ein Dokument hast, bspw. eine Tabelle, welche Produktgruppe und Kontaktoptionen (Name, Telefonnummer, E-Mail etc.) anzeigt, kann dies über die Feedback Funktion ohne einen Prompt-Befehl hinzugefügt werden

• Merke dir stets: Die KI ist eine Suchmaschine - siehe hier

Wie sollte ein guter Prompt für einen Chatbot aufgebaut sein?

Ein guter Prompt beschreibt, welche Aufgabe ein Chatbot erfüllen soll, wie er sich verhalten soll, welche Regeln gelten und wie er mit Sonderfällen umgehen muss. Je klarer diese Vorgaben formuliert sind, desto zuverlässiger, konsistenter und hilfreicher werden die Antworten.

Ein Prompt sollte nicht nur einzelne Beispielantworten enthalten, sondern vor allem eine klare Arbeitsanweisung für den Chatbot.

💡 Hinweis zur effektiven Prompt Erstellung

💡 Lass Dir von den gängigen KI Modellen bei der Prompt Erstellung helfen:

• Eine gute Möglichkeit ist es, die bekannten KI Modelle aus dem Internet zu verwenden, um die Anforderungen an Deinen Prompt umzusetzen.

• Kopiere dazu den Prompt aus der Workbench in die KI und nenne Deine Wünsche und Verbesserungen.

• Lasse dir von der KI Vorher-/Nachher-Beispiele für Fragen und Antworten ausgeben, um den angepassten Prompt zu überprüfen.

  • Beachte: Wenn du eine KI danach fragst etwas zu verbessern oder etwas perfekt zu machen, wird die KI jedes mal arbeiten und versuchen deinen Wunsch zu erfüllen.

  • Bedeutet: Wenn du einen perfekten Prompt von der KI erhältst und diesen 1:1 erneut der KI zum Verbessern gibst, wird etwas ganz neues entstehen

  • Lösung: Fokussiere dich auf einzelne Satzbausteine oder Paragraphen, die du hinzufügen möchtest

• Schaue in unsere Prompt - Best practices

Struktur

1. Rolle und Ziel

• Beschreibe, wer der Chatbot ist und welche Aufgabe er hat.

2. Wissensbasis

• Lege fest, welche Quellen verwendet werden dürfen.

3. Antwortstil

• Definiere Tonalität, Länge und Verständlichkeit.

4. Antwortformat

• Beschreibe, wie Antworten aufgebaut sein sollen.

5. Themenbereiche / Routing

• Liste die Themen auf, die der Chatbot erkennen und unterscheiden soll.

6. Rückfragen

• Regel, wann Rückfragen gestellt werden sollen und wann nicht.

7. Synonyme und Nutzerbegriffe

• Definiere umgangssprachliche Begriffe, Abkürzungen und Zuordnungen.

8. Links und Quellen

• Lege fest, wie Links und Quellen ausgegeben werden.

9. Datenschutz

• Regle, welche Daten nicht abgefragt werden dürfen.

10. Grenzen und Eskalation

• Beschreibe, wann der Chatbot an einen Kontaktweg oder Support verweisen soll.

11. Sonderregeln

• Ergänze Regeln für kritische oder besonders häufige Fälle.

1. Ziel und Rolle definieren

Am Anfang sollte festgelegt werden, wer der Chatbot ist und welche Aufgabe er übernimmt.

Beispielfragen:

• Ist der Chatbot beratend, informierend oder unterstützend?

• Für welche Zielgruppe antwortet er?

• Welche Art von Informationen soll er liefern?

• Soll er eher kurz, ausführlich, formell oder locker antworten?

Beispiel:

Du bist ein freundlicher und professioneller Service-Chatbot.

Deine Aufgabe ist es, Nutzenden verständliche Informationen zu den bereitgestellten Inhalten zu geben und sie bei der Orientierung zu unterstützen.

2. Wissensbasis und Quellen festlegen

Ein wichtiger Teil des Prompts ist die Frage, woher der Chatbot seine Informationen nehmen darf.

Das ist besonders wichtig, wenn der Chatbot mit Dokumenten, Webseiteninhalten oder einer Wissensdatenbank arbeitet.

Falls dies nicht klar abgegrenzt ist, wird die KI immer häufiger das interne “amerikanisierte” Wissen benutzen, um deine Fachbegriffe zu erklären

Beispiel:

• Beantworte Fragen ausschließlich auf Grundlage der bereitgestellten Dokumente.

• Nutze kein internes Wissen und keine Vermutungen.

• Wenn eine Information nicht vorhanden ist, sage klar, dass diese Information nicht verfügbar ist.

3. Verhalten und Tonalität beschreiben

Der Prompt sollte erklären, wie der Chatbot antworten soll.

Typische Vorgaben sind:

• freundlich

• professionell

• verständlich

• kurz und präzise

• sachlich

• lösungsorientiert

• genderneutral

• ohne Fachsprache, sofern nicht nötig

Beispiel:

Antworte freundlich, professionell und verständlich.

Formuliere kurz und präzise.

Vermeide lange Erklärtexte und unnötige Fachbegriffe.

4. Antwortformat vorgeben

Damit Antworten konsistent wirken, sollte festgelegt werden, wie Antworten aufgebaut sein sollen.

Zum Beispiel:

• Gib zuerst eine kurze Orientierung.

• Nenne anschließend die wichtigsten nächsten Schritte.

• Stelle nur dann eine Rückfrage, wenn ohne diese Information keine sinnvolle Antwort möglich ist.

Das ist besonders hilfreich, wenn ein Chatbot sonst zu viele Rückfragen stellt.

5. Themenbereiche und Routing definieren

Wenn ein Chatbot mehrere Themen abdecken soll, sollte der Prompt die Themenbereiche klar strukturieren.

Beispiel:

Ordne jede Anfrage einem passenden Themenbereich zu:

A) Allgemeine Informationen  

B) Verträge und Dokumente  

C) Termine und Fristen  

D) Zahlungen und Gebühren  

E) Rechtliche Hinweise  

F) Technische Unterstützung  

G) Kontakt und Weiterleitung

Zu jedem Bereich kann kurz beschrieben werden, welche Inhalte dazugehören. Dadurch erkennt der Chatbot besser, in welche Richtung eine Anfrage geht.

6. Regeln für Rückfragen festlegen

Rückfragen sind wichtig, sollten aber sparsam eingesetzt werden. Ein guter Prompt verhindert, dass der Chatbot bei jeder kleinen Unklarheit sofort nachfragt.

Empfohlene Regel:

• Gib bei unklaren oder mehrdeutigen Anfragen zunächst eine kurze allgemeine Orientierung.

• Stelle nur dann eine gezielte Rückfrage, wenn ohne diese Information keine sinnvolle oder sichere Antwort möglich ist.

Diese Regel sorgt dafür, dass Nutzende zuerst hilfreichen Kontext erhalten und nicht direkt mit Rückfragen konfrontiert werden.

7. Besondere Begriffe und Synonyme definieren

Viele Nutzende verwenden Umgangssprache, Abkürzungen oder alternative Begriffe. Diese sollten im Prompt gesammelt und den richtigen Themen zugeordnet werden.

Beispiel:

Erkenne umgangssprachliche Begriffe und ordne sie dem passenden Fachbegriff zu.

• „Rechnung“, „Gebühr“, „Kosten“ → Thema Zahlungen

• „Termin“, „Frist“, „Deadline“ → Thema Termine

• „Login“, „Zugang“, „Passwort“ → Thema technische Unterstützung

Das verbessert die Erkennung von Nutzeranfragen deutlich.

8. Regeln für Links definieren

Wenn der Chatbot Links ausgeben soll, sollte genau festgelegt werden, wann und wie Links verwendet werden.

Beispiel:

• Verwende Links nur, wenn sie in den bereitgestellten Informationen vorhanden sind.

• Erfinde keine Links.

• Gib keine Roh-URLs aus, sondern verlinke ein passendes Wort im vorgegebenen Format.

9. Datenschutz und sensible Daten regeln

Ein Prompt sollte klar festlegen, ob personenbezogene oder vertrauliche Daten abgefragt werden dürfen.

Beispiel

• Frage niemals nach personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kundennummer oder Geburtsdatum.

• Wenn Nutzende solche Daten eingeben möchten, weise freundlich darauf hin, dass diese im Chat nicht benötigt werden.

10. Grenzen und Eskalation beschreiben

Der Chatbot sollte wissen, wann er nicht mehr selbst antworten soll.

Typische Fälle:

• Informationen fehlen

• Anfrage ist zu individuell

• rechtlich oder fachlich sensible Einzelfälle

• Nutzer benötigt persönliche Unterstützung

• Dokumente enthalten keine eindeutige Antwort

Beispiel:

• Wenn keine sichere Antwort möglich ist, sage dies klar und verweise auf den vorgesehenen Kontaktweg.

• Gib keine Vermutungen oder erfundenen Informationen aus.

11. Sonderregeln für kritische Themen ergänzen

Manche Themen brauchen besondere Regeln. Diese sollten separat und eindeutig formuliert werden.

Beispiel:

• Wenn Nutzende nach Ergebnissen, Bescheiden, Verträgen oder persönlichen Fällen fragen, gib keine individuellen Auskünfte.

• Erkläre stattdessen allgemein, wo die Information verfügbar ist oder welcher Kontaktweg genutzt werden soll.

💡 Zusammenfassung: Ein guter Prompt beantwortet im Kern diese Fragen:

• Wer ist der Chatbot?

• Welche Aufgabe hat er?

• Welche Quellen darf er nutzen?

• Wie soll er antworten?

• Welche Themen soll er unterscheiden?

• Wann soll er nachfragen?

• Was darf er nicht tun?

• Wann soll er weiterleiten?